구글 스프레드시트 활용법, 실생활 활용팁

구글에서 무료로 제공해 주는 구글 스프레드시트 다들 알고 계신가요? 데이타 정리를 할 수 있는 다른 어플들도 많지만 세계 최대의 IT업체인 구글에서 제공하는 서비스라 영구적인 지속성과 언제 어디서든 편집, 저장, 공유할 수 있는 확장성이 최대 강점이라고 생각합니다. 

특히 저는 도배업을 하고 있는데 일반 가정집을 도배할 때는 준비 목록을 준비하는데도 사용을 하고 아파트 신축현장을 시공할 때는 시공현황을 정리하고 체크하는데 활용을 하고 있습니다.

일상 생활에서는 쇼핑목록을 작성한다든지 포스팅 키워드를 정리하는 등의 정리가 필요한 경우에 유용하게 사용하고 있는데 제가 활용하고 있는 스프레드시트들을 보여드리면서 활용법을 알려드리도록 하겠습니다.

사용법은 마이크로소프트 오피스 엑셀을 조금이라도 사용하실 줄 아는 분이라면 어렵지 않게 사용이 가능합니다. MS 엑셀과 약간 다른 점도 있는데 사용법이 다를 뿐, 엑셀에 있는 기능은 거의 다 포함되어 있다고 보시면 됩니다.

그럼 구글 스프레드시트의 사용법에 대해서 간단히 알아볼까요? 우선 구글 스프레드시트를 사용하기 위해서는 Google 스프레드시트에 접속을 해야 합니다. 

구글 검색창에 '스프레드시트'를 입력하시고 검색을 해주신 후 구글스프레드시트에 접속을 해줍니다.

구글 스프레드시트의 메인화면입니다. 개인과 기업으로 분류가 되는데 개인창에 있는 Google 스프레드시트로 이동하기 버튼을 눌러주세요.

그럼 위와 같이 스프레드시트 홈으로 연결이 되는데 저는 구글계정이 연동이 되어 있기 때문에 제 스프레드시트 홈으로 바로 접속이 되지만 구글 계정과 연동이 되어 있지 않으시면 구글에 로그인을 하는 창이 나타납니다. 만일 구글 계정이 없으시면 구글계정을 먼저 생성하시고 로그인을 해주셔야 본인의 스프레드시트 홈으로 접속이 됩니다.

보통 안드로이드 스마트폰을 사용하고 계시다면 본인의 구글 계정은 있으실테니 아이디검색을 해보시면 본인의 구글 계정을 찾으실 수 있으니 참고하세요.

우선 스프레드시트 홈화면 상단을 보면 새 스프레드시트 시작하기가 있는데 새로운 스프레드시트를 만드는 '+' 모양의 아이콘과 할일목록의 예제, 가계부 예제 등의 몇가지 파일이 있는데 '+' 모양의 아이콘을 클릭해 보겠습니다.

그럼 위와 같이 엑셀과 거의 유사한 스프레드시트 창이 열리는데요. 여기에 본인이 정리하고 싶은 내용들을 입력하시고 정리하시면 됩니다. 저는 위에서 말씀드렸듯이 작업현황 정리뿐만이 아니고 입출금 내역 등 잔액계산을 하는 수식을 입력해서 장부형태로도 사용하고 있는데 엑셀과 사용법은 유사하니 제가 활용하고 있는 스프레드시트들을 보여만 드려도 활용하시는데 문제는 없으실 겁니다.

우선 제가 블로그 포스팅을 하면서 키워드를 정리하고 있는 시트를 보여드리겠습니다. 아시는 분은 아시겠지만 이렇게 키워드 목록을 만드는 것은 블로거에게는 꼭 필요한 일입니다.

저는 키워드별로 검색량과 노출순위, 포스팅 페이지 수 등을 정리해 두고 키워드별로 등급을 매겨서 관리하고 있습니다. 더이상 자세한 내용은 영업비밀이니 생략하고 이제 본업인 도배관련해서 업무적으로 활용하는 스프레드시트를 보여드리겠습니다.^^

2019년 작업체크 리스트입니다. 시트안에 포함되어 있는 '미수금'탭에 있는 내용입니다. 현장명과 장식, 도배소장이 기재되어 있고 총작업금액과 입금금액, 하자보증금과 차액 등이 정리되어 있습니다.

작업금액과 입금액과 잔액과 차액 등에는 수식이 연결되어서 자동으로 계산이 되도록 만들어서 정리하고 있습니다. 옆에 비고란을 만들어서 특별히 기재해 놓아야 하는 내용을 기재할 수 도 있지요.

이 시트는 월별리스트인데 제가 고용하고 있는 근로자의 출근일수와 식대를 일별로 정리하고 있으며 해당 일자에 한 작업 내용이나 특이사항을 적어놓기도 합니다.

 

위 시트는 아파트 신축현장의 작업현황 체크리스트입니다. 동별, 호수별, 타입별로 안방, 중간방 등으로 나누고 천장과 벽도 나눠서 작업이 완료되면 작업이 완료된 날짜를 입력해서 정리를 하고 있습니다.

이렇게 관리 안하면 아파트 현장은 여기가 거기같고 저기가 여기같아서 며칠 지나면 언제 뭘 얼마나 했는지 정확히 기억하기 어렵기 때문에 해당 단지를 마무리하고 손보기 하자를 하면서 확인할 때 미시공된 곳이 많이 발견되기도 하고 작업과정 중에 일정관리를 하는데 차질이 생기게 됩니다. 

앞에서도 말씀드렸듯이 구글 스프레드시트는 언제 어디서든 휴대폰으로 편집과 저장 그리고 공유가 가능하기 때문에 출퇴근시 이동중에 반신욕을 하면서, 화장실에서도 정리가 가능하기 때문에 중요한 기억이 사라지기 전에 정리를 할 수 있다는 장점이 있습니다.

이건 저번 현장에서 사용했던 벽지 리스트입니다. 타입별로 각방과 거실의 벽지넘버와 치수들이 기재되어 총소요량까지 수식으로 계산이 되도록 만들었습니다. 각 벽지별로 소요량에 약간의 여유를 가지고 벽지를 준비하면 됩니다.

그리고 해당 리스트는 언제든 누구에게나 전달 및 공유가 가능하기 때문에 해당 리스트를 전달해서 벽지 주문을 요청할 수도 있습니다.

 

그리고 위의 시트는 구글 설문지로 도배 견적문의를 해온 설문결과가 자동으로 정리된 시트입니다. 구글 드라이브에서 제공하는 구글 설문지를 이용해서 도배견적에 필요한 간략한 사항들을 설문지로 만들어서 제 블로그에 올려놓고 도배를 하기 위해 제 블로그에 찾아오신 분들이 해당 설문지의 질문에 답변한 내용들이 이 시트에 자동으로 저장이 됩니다.

구글 설문지에 답변이 되면 이메일로 저한테 연락이 오고 메일에 있는 링크를 클릭하면 저는 이 시트를 확인하고 검토 후 연락을 드리게 됩니다.

 

이상으로 제가 업무상으로 구글 스프레드시트를 활용하는 내용들을 살펴보았는데요.  구글스프레드시트의 최대 장점은 언제 어디서든 새로운 시트를 만들수도 있고 만들어서 저장해 뒀던 시트를 열러서 편집, 업데이트, 저장 및 공유가 가능하다는 점입니다. 

일상 생활에서도 스프레드시트를 다양한 방면에서 활용이 가능한데 저는 쇼핑목록을 만들거나 오늘 할일 등의 일정관리를 하는데도 가끔 활용을 합니다. 

위 시트는 저번 주말에 저희 가족이 논산 옐로하우스에 바베큐 파티를 하러 가면서 장을 볼 때 사용했던 쇼핑목록입니다.

뭐 특별한 건 없습니다. 단지 예전에 수첩이나 메모지에 적어서 활용했던 방식이 휴대폰과 인터넷을 이용하는 방식으로 바뀌었을 뿐입니다. 

구글 스프레드시트는 구글계정이 있는 사람에게 바로 공유도 가능하고 MS엑셀파일로 변환해서 카톡이나 메일로 공유도 가능합니다.

그럼 지금까지 구글스프레드시트를 업무상으로 또는 일상생활에서 다양하게 활용하는 방법에 대해서 제가 사용하고 있는 시트들을 참고해서 설명드렸습니다. 정리하실 내용이 있는데 어디에 어떻게 정리를 해둬야 내가 필요할 때 언제든 보고 쓰고 보관할 수 있는지 방법을 찾고 계시던 분이나 간단한 메모어플 또는 목록 어플이필요하셨던 분께 도움이 되시기를 바랍니다.